29 Ene Cómo hacer un plan de comunicación integral en 10 pasos

En el post de hoy voy a contarte cómo hacer un plan de comunicación integral en 10 pasos. Pero vamos por orden, antes de eso quiero explicarte qué es y para qué sirve. Si ya lo tienes claro y lo que te interesa saber es cómo desarrollarlo, haz como en los libros de final múltiple: sáltate este párrafo y vete a la página 32. ¡Que noooo! no me voy a enrollar tanto. Sigue en el cuarto párrafo: “Estructura del plan de comunicación integral”.

El resto, ¡seguimos! Un plan de comunicación integral es un documento que plasma las diferentes acciones de comunicación a implementar en todos los ámbitos de la empresa. Desde la comunicación con los trabajadores, los clientes y los que todavía no son clientes pero pueden llegar a serlo (clientes potenciales), hasta los proveedores, los medios y el entorno de la empresa.

El objetivo del plan de comunicación integral es establecer un mensaje y unas pautas globales y compartidas por parte de todos los integrantes de la empresa. Todo para lograr transmitir un mensaje coherente y eficaz que repercute en la imagen corporativa y en consecuencia, en los resultados de la empresa. De forma que estamos hablando de un documento estratégico que debe partir de un plan de empresa a partir del cual se puedan extraer conclusiones que ayuden a definir un posicionamiento y una estrategia a seguir. Por tanto, es importante conocer las diferentes dimensiones o programas de comunicación que se deben plantear, definir las herramientas de comunicación a utilizar y tener clara la metodología a seguir, que es lo que he venido a explicarte hoy. ¡Vamos a ello!

Estructura del plan de comunicación integral

1. Analizar el entorno

Hacer un estudio del entorno tanto a nivel interno de la empresa como externo. Realizar un DAFO para determinar las debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades.

2. Estudiar los antecedentes

Recopilar información de la empresa, historia desde los inicios, históricos de ventas, éxitos y fracasos…

3. Marcarse objetivos

Este punto es esencial para marcar el camino a seguir en el plan de comunicación. Los objetivos definen la finalidad de cada una de las acciones de comunicación a implementar, entendidos como una meta a traspasar en beneficio de la imagen corporativa de la empresa u organización. A la hora de establecer cuáles son, analiza la situación y define unos objetivos medibles, cuantitativos, alcanzables y realistas. De lo contrario no te servirán para nada.

4. Estudiar al público objetivo o target

Analiza quién es tu público objetivo para saber quién es y así plantear las acciones de comunicación adecuadas para llegar a él. ¿Son mujeres? ¿Hombres? ¿De qué rango de edad? ¿Qué nivel de estudios tienen? ¿Viven en la ciudad o en un pueblo? ¿Cuáles son sus gustos y preferencias? ¿Cuál es su estilo de vida? ¿Qué medios utiliza para informarse? Cuánto más sepas sobre tu público objetivo más fácil será conectar con él. No es lo mismo dirigirse a chicos de 18 a 25 años, solteros, con estudios superiores que viven en Barcelona; que dirigirse a mujeres de 35 a 45 años que viven en Teruel, son amas de casa y tienen hijos. Es de sentido común, ¿no?

5. Definir el mensaje

Con toda la información que dispones sobre tu propia empresa u organización y el público al que te diriges, es el momento de redactar el mensaje con el que quieres que te reconozca todo tu entorno. Establece los atributos por los que quieres que se reconozca tu producto o servicio, eso sí, ¡no vale inventárselos! Tienen que ser reales, de lo contrario todos los esfuerzos de comunicación se irán al traste. Y no te olvides de pensar en qué tono y estilo te vas a comunicar ¿tono formal? ¿desenfadado? ¿gamberro? ¡Piénsalo bien!

6. Trazar estrategias

Ha llegado el momento de pensar de qué modo vas a conseguir los objetivos que te has marcado en cada una de las áreas de comunicación.

7. Fijar un presupuesto

Es importante que destines un presupuesto determinado para desarrollar las acciones del plan. Por una parte te ayudará a rentabilizarlas mejor y por otra en función del presupuesto del que dispongas, tu plan de comunicación podrá ser más o menos ambicioso y te permitirá plantear unas acciones u otras.

8. Establecer acciones

Ha llegado el momento de darle al coco y pensar en acciones concretas. Con el presupuesto que tengo, la información interna y externa de la que dispongo y el mensaje que quiero lanzar ¿qué voy a hacer para que me oigan y se acuerden de mi? ¿qué medios voy a utilizar?

9. Planificar las acciones

Todo lo que hagas debe estar correctamente planificado. La mejor forma de hacerlo es diseñar un cronograma en el que pongas todas las acciones que vas a hacer en un período de tiempo determinado (lo más habitual es hacerlo anual) y establecer las fechas en las que vas a ejecutar cada una de ellas.

10. Ejecutar y monitorizar

El último paso del plan de comunicación integral es ejecutar las diferentes acciones que hayas definido en los tiempos fijados en el cronograma. Pero esto no termina aquí, porque durante el transcurso de las acciones tienes que hacer un seguimiento para comprobar el cumplimiento de lo planificado y para ver si se van cumpliendo los resultados marcados. Esta parte de monitorización y seguimiento es una de las más importantes, ya que te permitirá detectar errores y corregirlos para conseguir los objetivos marcados.

Pero ¿cómo se miden las acciones? Pues muy fácil, a través de diferentes tipos de indicadores. Cada indicador te da información sobre una dimensión diferente del plan de comunicación, de manera que a la hora de medir tienes que enfocarte en:

• El grado de cumplimiento de las acciones planificadas.
• El presupuesto que se está invirtiendo en la ejecución de cada acción.
• El impacto que está generando cada una de las acciones. Como por ejemplo el número de personas que han visto una acción determinada.
• Los resultados que va generando cada una de las acciones. Por ejemplo visitas a la web, suscripciones a la newsletter, consultas, ventas…

En próximos post hablaremos sobre los diferentes programas de comunicación y las herramientas de comunicación que te ayudarán definir acciones concretas para alcanzar tus objetivos. Espero que te sirva de ayuda y si tienes alguna duda o comentario, ya sabes, escríbenos y hablamos.